会议速递｜学习笔记：第十二届“中国电子文件管理论坛”主题报告【下午场】精彩辑要（论坛完整报道汇集收藏版）

原创贠疆鹏郭若涵档案那些事儿 2022-04-25 07:00

收录于合集

#电子档案单套制1个

#科技档案知识服务1个

#电子文件档案化管理与智能化服务1个

#文档数据化的机制与效用1个

#第十二届中国电子文件管理论坛报道汇集2个

引言

第十二届“中国电子文件管理论坛”以“深耕内容——电子文件管理深化与服务升级”为主题，来自学界业界的专家学者热议电子文件与档案资源价值，探讨如何实现内容深耕，分享电子文件管理在单轨制拓展与数据化转型进程中的理论和实践，展望电子文件管理的未来走向，引发广泛关注与热烈讨论。论坛也是中国人民大学信息资源管理学院70周年院庆系列学术活动之一。

为全面反映论坛盛况、满足读者研读论坛报告精彩内容并收藏学习的需求，“档案那些事儿”推出系列报道。在此特别致谢各位报告人授权、审核的大力支持！ 感谢各位读者热情鼓励、转发分享、告知需求！ 您提出的要求“事儿”都尽量满足啦，比如让图片更加清晰、链接发言PPT等，读者提出“资料太珍贵、不想错过任何图文的仔细阅读和认真学习”“要转发给同事、客户，共同提升！” 学习精神非常令人感动！

“档案那些事儿”的系列报道汇集于此，便于大家收藏学习：

论坛开幕式报道：➡️ 会议速递｜第十二届“中国电子文件管理论坛”云端相聚！开幕式精彩火速呈现！精彩继续......

平行论坛报道：➡️ 会议速递｜打造影响力质量是根本：“第六届档案社交媒体圆桌会议”精彩辑要（附发言PPT）

论坛上午场报道：➡️ 会议速递｜学习笔记：第十二届“中国电子文件管理论坛”主题报告精彩辑要【上午场】

今天继续推出论坛下午场报道 ⬇️ 会议速递｜第十二届“中国电子文件管理论坛”主题报告精彩辑要【下午场】

下午场分两部分，第一场由浙江大学公共管理学院章燕华副教授主持，发言人分别为：福建省档案馆信息技术处副处长袁平，上海市高级人民法院党组副书记、副院长茆荣华，中国科学院文献情报中心副主任、中国科学院档案馆馆长潘亚男。第二场由中国人民大学信息资源管理学院马林青副教授主持，发言人分别为：中国长江三峡集团有限公司档案中心主任王宝序，上海大学文献遗产与信息管理学院教授于英香，中国人民大学信息资源管理学院讲师、师资博士后杨建梁，中国人民大学信息资源管理学院讲师、师资博士后祁天娇。

“第十二届电子文件管理论坛”

下午场主题报告第一场

主题报告下午第一场由浙江大学公共管理学院章燕华副教授主持：上午会议专家学者从“十四五”电子文件管理规划、智慧档案建设、档案数据基础设施和档案管理服务的综合解决方案等不同角度讲述档案管理数字化转型的整体框架，信息量大，给人以意犹未尽之感。本场主题报告将介绍不同地区、不同领域、不同类型的多元化实践探索和丰富的经验启示。发言人分别为：福建省档案馆信息技术处副处长袁平，上海市高级人民法院党组副书记、副院长茆荣华，中国科学院文献情报中心副主任、中国科学院档案馆馆长潘亚男。

主题报告

● 主题报告1

融入数字福建，探索电子档案单套管理落地见效

报告人：袁平

福建省档案馆信息技术处副处长

一、数字福建与数字中国

数字福建是数字中国战略的源头和发轫点。数字中国建设峰会已经连续四届在福州成功举办，福建省档案局、福建省档案馆也连续4年参加数字中国建设峰会，并成功举办数字档案分论坛，为全国档案人相聚一堂、学习交流、齐商档事搭建了重要平台。

二、以项目建设为抓手，擎画战略蓝图，持续深入福建省档案信息化建设实践

按照“先资源、后平台、再共享”建设思路，“文档一体化”“馆室一体化”（两个一体化）建设模式，不断探索实践。福建省档案信息化建设历程如下：2002年，将“福建省分布式档案基础数据库建设项目”纳入数字福建建设计划；2003年，“福建省数字档案信息管理系统”获国家档案局优秀科技成果一等奖；2011年，牵头组织省级电子证照项目；2012年，建成“电子档案接收和长期保存系统”“电子文件与电子档案传输报送系统”；2017年发布《福建省数字档案信息共享管理办法》，逐步推进构建数字档案管理体系、数字档案共享服务机制和全省统一的数字档案共享体系；2020年，基于信创环境对系统进行改造重建。

三、以信创为契机，规范建设模式，创新提出“三包两结构一体化”电子档案规范管理模式

（一）参与试点项目建设

福建省档案局、馆作为全国第一批省级档案部门参与国家信创项目应用试点，建设开发“福建省档案馆电子公文处理与归档和电子档案管理系统”。2021年，又参加国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室组织的电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作，2021年4月，顺利通过国家档案局组织的专家组验收。

（二）提出创新管理模式

创新提出“三包、两结构、一体化”电子档案规范管理模式。“三包”指归档数据按保存、利用、管理需求，分为：存档信息包（针对长期保存问题）、查询信息包（针对查询利用问题）和管理信息包（针对管理流程问题）。“两结构”指将电子文件元数据分为基本元数据和扩展元数据两个基础结构。“一体化”即“文档一体化”和“馆室一体化”，指通过一体化管理，实现电子文件与电子档案不同阶段、不同部门（业务处室、机关档案室与档案馆）一体化融合管理，最大限度地提高整体管理效益。

（三）对标新《档案法》要求

为落实新《档案法》提出的“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”要求，满足电子文件“真实性、完整性、可用性、安全性”的原则，实施“三包两结构一体化”管理模式，充分应用先进的信息技术手段和管理理念，采取相应的管理方法与技术措施，保障各项要求能够落地实现。

四、以标准为依托，推广应用场景，大力推进电子档案规范管理落地见效

（一）固化成果形成标准

组织编制发布了地方标准《党政机关电子公文归档一体化管理技术规范》（DB 35/T 1916—2020），明确规定党政机关电子公文处理、归档和电子档案管理的技术规范、管理要求，对“三包两结构一体化”电子文件与电子档案规范管理模式进行了实践和理论固化。

（二）大力宣贯扩大影响

2021年4月，福建省档案局、福建省电子文件管理联席会议办公室联合下发《关于进一步加强全省党政机关信息系统电子文件归档管理工作的通知》。省档案局、馆联合省档案学会先后3次组织87家省直机关单位相关负责人和档案员，从政策和技术两个层面解读宣贯标准和管理模式，产生了良好的示范效应。

（三）省级推广落地见效

2021年，建设部署“福建省档案馆电子档案移交接收系统”，完成“馆室一体化”。申请立项“福建省省直机关电子档案一体化集中管理平台”，完成“文档一体化”。充分利用“三包两结构一体化”管理模式和要求，构建起电子公文、政务服务类电子文件从规范形成归档到电子档案集中平台管理，以及移交接收进馆的横向网络运行管理体系。

（四）局馆联动全面应用

省档案局、省档案馆积极发挥机构改革后形成的“办局一体、局馆联动”机制作用，将规范化管理模式要求融入发布的《福建省数字档案室测评指南》，积极组织人员对工程项目类档案、会计类档案等不同类别电子档案规范化管理开展研究，推广“三包两结构一体化”规范管理模式，力争形成不同门类电子档案管理的系列标准。

通过“三包两结构一体化”管理模式实践探索，基本实现了电子公文处理、电子公文归档、电子档案管理三个阶段全流程安全管控，保证“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案规范生成，有效推动了电子文件单套归档和电子档案单套管理落地生效。福建省档案局、福建省档案馆将在前期工作基础上，继续抓住数字中国重大发展机遇，围绕数字福建建设，进一步总结经验、推广成果，激发数字档案新动能，持续推动福建省档案信息化建设走向深入。
PPT详见➡️ 融入数字福建探索电子档案单套管理落地见成效

● 主题报告2

电子诉讼档案单套制改革助推全流程网上办案体系建设

报告人：茆荣华

上海市高级人民法院党组副书记、副院长

一、将单套制改革与全流程网上办案体系建设融合思考

电子诉讼档案单套制改革与全流程网上办案体系建设融合是一项无先例、经验可循的伟大创新

要深刻把握单套制改革与全流程网上办案体系建设融合发展的必然性。

要深刻把握单套制改革与全流程网上办案体系建设的方向。

要深刻把握单套制改革与全流程网上办案体系建设融合的挑战。

二、电子诉讼档案单套制改革对于全流程网上办案体系建设的作用

（一）明确改革定位

全流程网上办案体系建设的基础性、保障性工作。

（二）明确预期作用

让审判业务系统信息资源“数据管理有平台、流程跟踪有主线、全网办案有抓手”。形成有效倒逼机制，打通全流程网上办案“最后一公里”全流程网上办案体系建设的基础性、保障性工作。

三、主要措施

（一）推动电子卷宗质量控制前端化，把好数据质量关，落实电子卷宗“一键归档”

在立案阶段，通过现场立案和网上立案，对立案材料进行数字化、电子化；在办案阶段，支持实时数字化和扩大增量电子化；在归档阶段，完善材料分类管理，建立健全鉴别和筛选机制，加强档案中心建设，将原有的档案扫描服务中心转型为“电子卷宗整理中心”，提供纸质福建标准化核验、编页、装订。

（二）推动电子卷宗智能技术应用全程化，用好科技赋能点，确保电子卷宗“方便好用”

人民法院信息化4.0版本建设规划明确要求，要以电子卷宗深度应用、增强用户体验为重点完善办案系统。坚持业务与技术深度融合，持续改造电子卷宗随案同布生成系统和电子档案管理系统。具体措施有，持续优化材料智能识别功能，广泛适用智能文书辅助模板，全面推进电子签章技术运用。

（三）推动电子档案单套制管理专业化，守好安全生命线，确保电子档案“绝对安全”

“十四五”全国档案事业发展规划要求，提升档案数字资源安全管理能力，筑牢平安中国安全防线。改革过程中，严守档案安全底线，探索建立完备有序的工作流程，构筑档案安全防护体系。具体措施有电子诉讼档案元数据管理，引入区块链技术，建设电子档案库房。

截至目前，全市23家法院累计完成归档56.4万件。

在两者相融合过程中，单套制改革助推全流程网上办案体系建设，主要表现在助推全流程网上办案体系全程贯通、助推全流程办案体系全网融合和助推全流程网上办案体系全域应用三个方面。改革永远在路上，发展永远无止境。上海各级法院将持续优化、加速转型、助力改革，继续推进单套制改革与全流程网上办案体系相融合。

● 主题报告3

中国科学院科技档案知识服务路径研究与实践探索

报告人：潘亚男

中国科学院文献情报中心副主任中国科学院档案馆馆长

一、机构简介

中国科学院是国家自然科学最高学术机构、科学技术最高咨询机构、自然科学与高技术综合研究发展中心。其集科研、学部、教育机构于一体，共有11个分院、100多家科研院所、3所大学，建成了一个完整的自然学科体系，这也为其藏有大量的科技档案提供基础。

二、研究背景

（一）科技档案和科学家档案是中科院档案的核心资源

这些档案资源是科研活动的真实记录，是科研成果的重要呈现形式，是科学家智慧的结晶，是中科院和国家的重要科技资料。

（二）新技术新环境使科技档案资源呈现新特点

新技术和环境使得科技档案资源呈现新的特定，主要表现为设备依赖强，异构程度高、数据海量化、来源范围广。

（三）用户需要变化对档案利用服务提出更高要求

用户需要变化体现在个性化、远程化、多样化、知识化四个方面。对策，档案利用服务需要在内容上由简单的信息汇总向知识内容挖掘、关联与服务转变；方式上由传统的档案目录呈现向构建知识图谱转变；场景上由被动服务向个性化、精准化的档案知识服务转变。

（四） “数字化-文本化-数据化-知识化”的知识服务技术路线已较为成熟

数字化是将纸质档案、音频、视频、实物进行数字转型；文本化是通过OCR、语音转录等方式数字化；数据化主要通过深度著录和内容标引等；知识化表现在是知识组织与关联、知识推理与检索、知识可视化等。

三、实践探索

（一）需要推进馆藏档案资源建设

1. 拓展收集范围

通过持续开展全院档案接收进馆工作，深入推进电子文件归档与带脑子档案管理，积极开展科学数据与科技档案协同管理，开展野外台站科技档案资源建设等方式拓展收集范围。

2. 提高资源质量

通过数字化副本OCR识别率，深化内容揭示，构建结构化档案语料库等来提高资源质量，具体措施有制定《中国科学院科技档案元数据标准》、开展电子文件元数据自动著录、开展电子文件内容标引等。

（二）推进科技档案知识服务应用

1. 以战略性先导科技专项档案为例

根据国务院会议精神，自2010年起，中科院相继部署了80个战略性先到科技专项（简称“先导专项”），旨在解决关系国家全局和长远发展的重大科技问题。

2. 以著名科学家档案为例

中国科学院是科学家的摇篮，荟萃了我国显得科学技术主要领域的奠基人，聚集了大批著名科学家。目前中科院院士1499人（含已故院士644人）。近年来，中科院档案馆基于科学家档案资源，开发了系列文化产品，用档案讲好科学家故事，弘扬科学家精神。

总之，中科院档案人始终将存史资政育人作为肩负的责任与担当，努力做新时期科技档案知识服务实践的先行者！

“第十二届电子文件管理论坛”

下午场主题报告第二场

本场主题报告由中国人民大学信息资源管理学院马林青副教授主持，发言人分别为：中国长江三峡集团有限公司档案中心主任王宝序、上海大学文献遗产与信息管理学院教授于英香、中国人民大学信息资源管理学院讲师、师资博士后杨建梁、中国人民大学信息资源管理学院讲师、师资博士后祁天娇。

主题报告

● 主题报告1

建设项目电子文件“单套制”归档探索与实践

报告人：王宝序

中国长江三峡集团有限公司档案中心主任

一、建设项目电子文件单套制归档研究背景

“白鹤滩水电站工程”是建设项目电子文件“单套制”归档探索的依托工程，形成文件材料多、档案收集难度大、档案数字化成本高。尽管业务与信息化深度融合，但仍以纸质归档，亟需研究如何实现业务系统电子文件“单套制”归档。

2018年，国家档案局开展“建设项目电子文件归档与电子档案试点”工作，三峡集团积极申报，依托该试点研究探索建设项目电子文件“单套制”归档。试点内容为：以白鹤滩水电站施工管理APP系统为载体，选择“研究支撑建设项目电子文件凭证价值作用的技术应用，探索解决建设项目电子文件凭证效力问题的管理机制和管理模式”开展试点研究。

二、建设项目电子文件单套制归档探索过程

研究对象：质量验评文件。

基于文件形成阶段、文件归档阶段、档案保管阶段分别论述“单套制”归档问题与对策。

（一）电子文件形成阶段

问题1: 电子文件法律效力问题

由于电子文件载体的特殊性导致信息的更改、删减不易被发现，且电子文件保存在后台服务器上，使得其文件信息存在通过后台进行更改的风险，法律效力无法得到保障。

对策1: 引入应用事件型电子签名

问题2: 代签问题

代签问题对文件效力以及工程质量造成了负面影响：一是文件失去法律效力；二是工程施工质量未得到及时有效监管，工程项目存在安全隐患。

对策2: 加入人像拍照，手写签名等技术，实现“特定人员”签署。

问题3: 补签问题

可能导致因时间差出现当时数据与事后数据不一致的问题，且无法保障质量验评文件当时当地签署，影响了文件效力，不符合项目管理要求。

对策3: 采用人员定位、时间戳等技术

（二）电子文件归档阶段

问题1: 真实性问题

相较于纸质文件，电子文件在流转、归档过程中更容易被篡改。

对策1: 补充元数据

施工管理APP系统在归档过程中，根据国家、行业以及三峡集团相关标准规范中对归档文件元数据的相关要求，对文件的形成、流转全过程的信息通过元数据进行记录，形成了完整的信息链，保障了归档文件的真实性。

问题2: 完整性问题

很难确保电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且未被破坏、变异或丢失。

对策2: 采用封装技术

（三）电子档案保管阶段

问题1: 长期可读问题

由于电子文件识读具有技术依赖性，到了其保存阶段无法识读相应电子文件信息的风险，届时无法获取内容信息，或者无法恢复原有展示效果。

对策1: 转化为PDF/A格式

问题2: 档案数据安全问题

容易修改、容易删除、容易复制、容易损坏。

对策2: 部署“3+2”的备份方案

“3”是指线上三套，分别是档案系统数据一份、北京数据中心备份数据一份，外加宜昌或成都等区域形成的一份异地备份数据；“2”是指线下两套，分别使用实体存储介质磁带库一份、线下硬盘存储一份，实现了异地异质备份。

三、建设项目电子文件单套制归档实践成果

（一）搭建了“三位一体”管理体系

运用电子签名、人像拍照、人员定位、时间戳等技术实现“特定人员、指定地点、规定时间”完成验评签字的“三位一体”管理体系，保障了电子文件法律效力，同时有效杜绝了代签、补签问题。

（二）实现了电子文件全生命周期管理

依托三峡集团数字档案馆系统，开展质量验评文件审签、归档、整理、保管、利用等过程元数据信息采集，实现了质量验评文件从电子文件到电子档案全生命周期的管理。

（三）实现档案与业务工作“双赢”

应用于诸多场景和项目。

四、思考

需要打通全部工程建设环节，建立统一的编码体系。

需要协调各参建单位，将数字化交付纳入合同要求，建立数字化交付标准。

PPT详见➡️ 建设项目电子文件“单套制”探索与实践

● 报告题目2

电子文件档案化管理与智能化服务的冲突

报告人：于英香

上海大学文献遗产与信息管理学院教授

一、电子文件类型

传统版式电子文件：生成环境是流式的非结构化文档，固化为PDF或者OFD版式格式归档。其背景、结构与管理过程的数据化通过电子文件管理系统的元数据设计与捕获，内容的数据化需后续进行。

在线表单生成的电子文件：内容在形成阶段部分结构化与数据化，分散在数据库中。

数据类电子文件：文件在形成时期已经达到结构化、数据化甚至部分语义化。

二、电子文件服务的发展与升级需求

颗粒度：文件级——单元级——知识级

需求层次：凭证性——信息性——知识性

三、电子文件档案化管理的典型特征

（一）版式化：被动版式化；主动版式化

形成阶段网页表单填写（用户系统）——业务系统生成PDF——元数据xml文件和PDF共同归档

（二）脱离系统

2018年，NARA需求工作小组发布《通用电子文件管理需求》中对数掘库文件的归档要求“数据文件或数据库文件必须以平面文件或二维表的形式迁移。”

2016年，我国《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）规定“电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件”，其中不绑定软硬件就是指文件的使用和展现不依赖于特定的软件。

美国和我国的电子文件管理需求、规范的这种要求即电子文件的脱离系统性。

四、冲突的表现及原因

表现1: 版式化与数据化的冲突

电子文件归档时将结构化或者半结构化的文件转换成PDF或者OFD（数据化程度低）的形式，削弱了结构化文件（数据化程度高）易于提取和易于检索优势。数据化程度低的版式文件，在服务阶段为了达到智能化服务的需求，有可能需要对这些PDF文件进行逆向数据化，造成浪费甚至错误（数据质量下降）。

原因1: 目标与思维不同

档案化管理：文件或者数据的固化与长久保存——关注的焦点是复杂的数据如何长久保存而不是更有利于服务——归档规范与归档系统——保管式思维

智能化服务：档案内容的细颗粒度应用——数据处理的方便性、精准性——服务系统——计算思维

冲突：目标不同带来思维差异。映射到技术上演变成人的视角和机器视角的冲突。版式格式除了有利于固化之外，主要是从人可视化视角出发的，而更有利于服务的数据表达形式是从机器算法容易处理的视角出发。

本质上是保管式思维与计算思维的冲突。

表现2: 脱离系统与数据系统的冲突

脱离系统对档案化管理的正向作用vs脱离系统对智能化服务的负面影响。

原因2: 文件系统的不连续性

归档系统与业务系统以及服务系统的衔接是不连续的。

五、进一步思考

思维定势与路径依赖。思维是否应该变，应该怎么变？

制度限制。技术受制度牵制。

合作与协同。未来档案部门和其他部门的竞合关系？

● 主题报告3

内容智能：文档数据化的机制与效用

报告人：杨建梁、祁天娇

中国人民大学信息资源管理学院讲师、师资博士后

一、文档数据化的内涵

通过构建数据表的方式实现部分信息从计算机不可分析到可分析的“量化过程”即是数据化。

文档数据化的特点：

人机器协同 & 利用驱动 & 粒度细化 & 面向计算

二、文档数据化的任务框架

文档数据化受利用需求驱动，以数字化为基础；

面向需求与计算的文档数据化被划分为四类任务，分别是转录识别、描述增强、图谱构建和矢量处理；

文档数据化的任务框架并不涉及对具体任务成熟度或完成度的考量，文档数据化过程本身应根据利用需求有选择地开展。

其中，转录识别用于解决文档内容可操作的问题；描述增强用于解决文档内容可理解的问题；图谱构建用于解决文档知识可获取的问题；矢量处理用于解决文档数据可计算的问题。

三、文档数据化的方法体系

四、以文档数据化编研为例

文档数据化的编研入口：利用驱动下，以计算智能推动文档内容智能。

首先，介绍文档编研的业务内涵和价值，高成本、低效率等困境；其次，说明数字化扫描、数字化传播等方式；再者，阐述文档数据化编研的内涵。

（一）文档数据化编研的内涵

强调人机互动、具有大规模效益，尤其在处理大规模编研素材时，能充分利用机器自动处理手段，按照人预设的数据模型进行内容组织。

文档数据化编研，是指以文档数据化资源和归档数据为对象，基于编研系统或平台，综合运用多种数据组织、分析和挖掘技术，整合开发文裆资源，以可视化、可操作、可编辑的新型数据产品进行发布，并与产品用户形成双向互动的循环编研流程，最终满足各类文档资源利用需求的新文档编研工作形式。

文档数据化编研是文档主动型、智能型内容服务的一种现阶段形式，与业务数据化背景下的机构专题数据库建置、数字人文背景下的公共文化产品开发具有深度关联。

（二）文档数据化编研的特征

（三）文档数据化编研的过程

结构化——语义化——智能化

（四）文档数据化编研的效用

问答环节

问题1:

在推进单套制改革过程中，目前存在着不同单位的单套制程度、水平、要求不一的情况。面对这种情况，我们应该如何立足于当前和长远两个角度，使不同单位在单套制背景下更加顺畅地实现业务对接和合作呢？谢谢老师！

回答1:

袁平：在目前阶段，综合档案馆推行单套制还处在探索性的过渡期。主要是先在试点单位推行单套制。国家档案局之后会出台更加详细、更具操作性的规章制度。

问题2:

非版式电子文件（非PDF/OFD，如照片、视频、音频电子文件）单套制管理过程无法进行电子签名和电子签章，怎样确保电子档案真实性？

回答2:

王宝序：非版式电子文件也可以做电子签名，不过要借助数据库。还可借助区块链技术保证真实性。

问题3:

我们是否能够探索以数据化的方式来实现档案化，打破传统档案化的局限性，赋予“档案化”新的含义呢？档案化和数据化都是档案部门未来的发展之路，其内在的矛盾性或许也是我们的突破口所在。

回答3:

于英香：这是个很好的想法。但是在实践中会有很多问题，包括对技术认识的转变、不确定性等，我们未来还有很长的路要走。

问题4:

数据化有对应的英文词汇吗？

回答4:

祁天娇：datafication更贴近数字化转型中的数据化转型。

问题5:

目前文档数据化编研有实例借鉴吗？

回答5:

祁天娇：分为基于业务场景与历史档案资源来讨论，中国石油集团、中国第二历史档案馆的案例可借鉴。

聊天区热议主题报告

哪些内容让您最有感触？参加论坛最大的收获是？还有哪些问题意犹未尽？论坛系列报道您满意吗？欢迎文后留言交流探讨！

撰文：贠疆鹏郭若涵

图片：摘选自论坛现场及发言人主题报告PPT

审核：各位主题报告发言人，一并致谢！

编辑：田雨娇

文章已于2022-04-25修改

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