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西安医学高等专科学校基本建设档案管理办法
2016-03-08 09:53   审核人:

    为了规范学院基本建设档案管理,根据《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令第58号)、《国家重大建设项目文件归档要求与整理档案规范》(国家标准DA/T28-2002)和《国家重大建设项目档案验收办法》等有关规定,结合学院实际,制定本办法。
一、总则
(一)基建档案是指学院在基本建设管理,工程项目建设,构筑物,建筑物改、扩建和维修、加固等活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体形成的文件材料。
(二)基建档案对学院建设和发展具有重要的凭证作用和参考价值,必须实行集中统一管理,确保基建档案完整,准确与安全。
(三)学院在与有关单位签订基建工程勘测、设计、施工、监理、检测及大型设备购置合同时,应设立专门条款,明确其提交相应文件整理归档的责任。对没有提供准确完整的归档文件者,必须在合同中约定予以追究。
(四)基建工程(含房屋,管线等建筑设施修缮和改造)项目在正式竣工验收前,学院负责该工程的部门应通知档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收。凡未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。违者,应追究基建处负责人和分管学院领导责任。
(五)财务、审计部门在进行基建工程财务决算以及最后结算质保金时,应先取得档案馆出具的归档证明。凡归档文件材料不齐全完整的,不得进行财务结算。
(六)学院基建处、后勤管理部门等有关部门应有一位负责人分管档案工作,配备相应的专(兼)职档案员,负责基建文件材料的形成、积累和归档。要将基建档案工作纳入工作计划、管理制度及相关人员职责范围,实现基建档案与基建工程建设同步管理。
二、基建档案的归档范围
(一)基建档案是指在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。
(二)凡是学院建筑物、构筑物,地上地下管线等基本建设工程,在规划、设计、施工,改建、维修和管理过程中形成的,对学院和社会有参考价值和凭证作用的文件材料,均属归档范围。
(三)归档的基建文件材料必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程,与客观实物相符,遵循其自然形成规律,保持其有机联系,便于保管和利用。
(四)基建档案的主要内容包括综合管理,可行性研究、项目审批、招投标、勘测、设计、施工、监理、检测、竣工验收、地下管网、财务和器材管理等方面的文件材料和图纸。其具体内容参见附件《西京学院基建文件材料归档范围和保管期限表》。
三、基建档案的归档流程和要求
(一)形成积累
1
.基建档案建档工作要与工程项目建设进程同步管理。基建工程一开始,基建负责人在布置工作计划的同时就要落实兼职资料员,参照归档范围,及时将应归档的文件材料积累和审查、保存。否则,视为渎职,应承担相应责任。
2
. 基建档案归档工作实行分工负责制。分管基建工作的学院领导在安排工程任务时,同时要指导和安排基建档案资料收集、整理、归档事宜。基建处负责综合管理性文件以及新建项目文件材料的收集、整理,并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。基建处,后勤管理部门等部门负责各自组织的对原有房屋或地上、地下管线 改造,道路改造,维修中形成的文件材料的收集整理,按时向档案馆移交归档,任何个人不得据为已有。
3
.基建项目实行总承包的,由总承包单位负责全部文件的收集,整理和归档。几个单位分别承包的,由各分包单位将各自形成的文件材料收集整理后,交总承包单位汇总。勘察,设计、检测、监理文件分别由承包单位负责收集整理,交基建处汇总后统一归档。
4
.竣工档案文件是基建工程的实际反映,必须确保其真实,准确、完整。基建项目施工及调试完成后,由施工单位负责编制竣工文件,监理单位负责审核。所有竣工图必须加盖竣工图章。内容填写应齐全、清楚、有关责任人分别签名,不得代签。
5
.凡需归档的基建文件材料格式应统一,纸质优良,字迹工整、耐久,图像清晰。一般材料只需归档一份,对重要的且经常使用的竣工图应归档两套,其中一套封存,另一套可借阅使用。
(二)整理组卷
1
.基建工作中形成的各种文件材料在归档前,应根据国家有关规定和档案管理的要求,由文件形成单位整理组卷,档案馆负责业务指导与协助。
2
.组卷要遵循文件的形成规律,区分不同价值,便于保管和利用,综合管理文件按年度结合问题组卷;项目施工文件按单项工程、单位工程或工程阶段、结构,专业组卷;竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防等顺序组卷;设备文件按专业、台件组卷。
3
.卷内文件按问题、时间或重要程度排列。一般文字在前,图样在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;竣工图按专业、图号排列;设备文件按依据性、开箱验收、随机材料、安全调试和运行维修等顺序排列。卷内文件固定排列后逐张打页号。
4
.按照著录规则打印卷内目录,填写案卷封面和备考表,拆除文件金属物,修补破损处,三孔一线装订;图纸以手风琴式折叠成四号图纸规格。每件编号,装盒。
(三)验收归档
1
.档案验收是基建项目竣工验收的重要组成部分,档案馆应是工程验收小组成员,会同基建管理部门负责基建文件材料的验收工作。
2
.为了超前控制归档质量,学院基建项目在正式验收前,项目负责部门(基建处、后勤管理部门)应通知档案馆,对准备归档的基建文件材料进行预验收。
3
.验收基建档案采取开会质询、现场查验、抽查案卷等方式,抽查重点为项目前期管理性文件,隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等;经检查不合格的档案,要限期整改,并进行复查。
4
.凡有下列情形的,一律不得进行或通过项目的竣工验收:①未进行项目档案验收;②项目档案验收不合格,且对存在问题不积极整改。
5
.基建项目档案验收合格后,在项目正式通过验收后两个月内,向档案馆移交全部档案;有尾工的应在尾工完成后及时归档。交接双方清点无误后,在移交目录上签字、盖章各执一份存查。
(四)基建档案的管理和利用
1
.档案馆负责对接收进馆的基建档案进行分类编目,入库保管,定期进行安全检查,最大限度地延长档案寿命,确保档案安全。
2
.查阅基建档案需按规定办理手续,基建档案原则上是对学院内部的日常维护,改、扩建等工作提供利用,校内查阅可持本单位介绍信直接到档案馆查阅,校外人员查阅,需持有关部门正式介绍信,并征得基建处等主管部门和档案馆同意,必要时还需征得分管院领导同意,方可查阅。
3
.借阅使用基建档案,严禁污染、涂改、圈点、抽页和私自拆卷。对已归档的基建文件材料需要更改时,必须填写更改审查单,经基建部门分管负责人同意,未经批准,任何人不得更改基建档案。
4
.对超过保管期限或建筑物已不存在的基建档案,应经相关业务部门审查,报主管校长批准,登记造册后方可销毁。
(五)附则
1
.本办法自发文之日起实施。
2
.本办法适用于学院各种建筑物、构筑物、地上地下管线等,基本建设工程项目(含修缮和改造工程)的档案管理。
3
.本办法由档案馆负责解释。

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