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关于移交2019年科室档案的通知
2020-05-15 16:16   审核人:

关于移交2019年档案的通知

校属各单位:

根据档案馆工作安排,2019年档案移交工作现已开始,今年因为疫情的特殊原因,将不再召开档案工作会议。请各归档单位将2019年产生的有保存价值的文件材料整理归档,移交档案馆,2019年之前形成的未归档案也请尽快整理,补充归档。

现将归档及移交过程中有关事项通知如下:

一、归档范围

1.201911日至1231日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版、人事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围请参照西安医学高等专科学校档案规章制度汇编《西安医学高等专科学校文件材料归档范围和保管期限表》。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘等)。各部门参照本部门的《归档范围和保管期限表》,经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版同步归档。

3.各单位参照《西安医学高等专科学校实物档案归档办法》的要求,将应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(校级以上)及具有保存价值的实物档案整理归档。

4.新冠肺炎疫情防控档案资料将设专题归档,请各单位将疫情防控期间形成的文件材料,如文字、图表、照片、声像、实物、网页、社交媒体等各种载体和形式的资料,学校层面形成的由校办统一归档,各单位只归本部门的疫情防控档案。

二、归档及移交要求

归档及移交要求

(一)纸质档案归档

1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理及预立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交档案馆。

2.文件类的归档材料实行以件为单位归档;教学、财会、科研(专利)、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

3.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

4.纸质档案的移交

1)移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

2)归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,移交清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

(二)声像档案归档及移交

1.照片档案

1)采用纸质、电子同步归档,照片需标明时间、地点、人物、事由(事件)、拍摄者等(重大活动及重要事件原则上不超过10张照片)。

2)兼职档案员整理好照片后,到档案馆领取照片专用档案册,进行档案预立卷。

3)制作移交清单,与电子和纸质照片同步归档。

2.采访视频及其他载体的影像资料

1)通过档案管理系统上传,需标明时间、背景(指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景)、地点、人物、事由(事件)、拍摄者等信息。

2)光盘、U盘等其他载体的影像资料,填写移交清单进行归档。

(三)实物档案归档及移交

学校在重大活动及校领导、职能部门在公务活动中接收的实物档案;各单位在各类表彰、获奖、竞赛、比赛、评比中获得省级以上奖励的证书、奖章、奖牌、奖杯等实物档案应交移交档案馆保管,兼职档案员在档案馆网站下载《实物档案移交清单》,标明实物名称、规格尺寸、获赠信息等相关内容,连同实物一并移交档案馆。

三、其他

其他

1.各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题,可以通过电话与档案馆联系。

档案归档联系电话:89010054,联系人:董艳霞;

2.各单位归档时间截止2020710日。确有特殊原因不能按时归档,请及时与档案馆联系申请延期。

3.为了做好档案工作,如有机构变动或主管领导及兼职档案员调整,或新成立机构设兼职档案员的请及时告知档案馆。

档案是学校发展的重要历史见证,请各单位领导及兼职档案员高度重视,着眼未来,认真负责,及时、完整地将档案材料移交档案馆。

特此通知

                                  档案馆

                                  2020512


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