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西安医学高等专科学校

西安医学高等专科学校

各类档案归档范围及保管期限表

学校党群类(DQ)档案归档范围及保管期限表

立卷部门:党委办公室

类别

序号

归档类目

保管期限

文件

1

上级文件:(1)上级有关高校党务管理的综合性文件

2)上级党委针对本校的文件

永久

2

党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、民主生活会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

永久

3

以校党委名义印制的文件

永久

4

党委与有关部门联系、协商工作的重要来往文件

永久

5

党委保密(交保密办存档)、秘书工作的有关文件

永久

6

党委工作计划、报告、总结(包括经验总结)

永久

信息

7

党委工作简报、工作信息、大事记

永久

8

党群系统重要统计材料

永久

9

党群系统启用的印章文件和印模

永久

讲话

10

党委领导的重要讲话、工作报告及汇报材料

永久

党代会

11

本校党代会核心材料:(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;选举结果和上级批复等

2)提案及办理情况 本校党代会中形成会务及协调性材料:

3)会议情况反映记录、小组会议记录

4)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样

永久

永久

长期

长期

信访

12

重要的群众来信来访及处理意见

永久

其它

13

实物档案(本部门获校级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

14

反映本部门重大活动的照片、声像档案

永久

15

所有与纸质档案对应的电子档案

永久

16

本部门人员及部门所获荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

17

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门: 党委组织部、党校办公室

类别

序号

归档类目

保管期限

组织

DQ13

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知简报

永久

2

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

永久

3

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

4

干部任免通知、批复、呈报表

永久

5

校极干部年度考评材料

永久

6

当年副处级以上干部名册

永久

7

总支、支部改选报告、审批材料

永久

8

各总支、支部委员名册

永久

9

党员和党组织情况统计年报表

永久

10

当年党员统计名册

永久

11

党校培训材料

永久

12

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

永久

13

党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根

永久

14

落实政策的有关材料

长期

15

干部换届材料

永久

16

先进党组织、优秀党员评选材料

永久

其它

17

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

18

反映本部门重大活动的照片、声像档案

永久

19

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

20

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

21

其它具有保存价值的材料

1)重要的  

2)一般的

永久

长期

立卷部门:党委宣传部

类别

序号

归档类目

保管期限

宣传教育

DQ14

1

上级关于宣传工作的文件

永久

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

3

党委理论中心组会议记录

永久

4

教职工政治思想工作动态及调查材料

永久

5

理论学习的决定、通知、计划、总结

永久

6

精神文明建设规划、措施、申报表、自查表

永久

7

西安医学高等专科学校校报

永久

8

西安医学高等专科学校新闻报道汇编

永久

9

校史工作材料

永久

10

本校大事记及学校、师生所获荣誉

永久

11

反映本校重大活动的剪报及图表;反映本校重大活动的录音、录像及照片

永久

其它

12

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

13

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

14

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

15

本部门人员及部门所获校内校外荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

16

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门: 党委统战部

类别

序号

归档类目

保管期限

统战DQ15

1

上级关于统战工作的文件(针对本校的)

永久

2

本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

4

本校各级人大代表、政协委员名单()及审批材料

永久

5

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

永久

6

统战工作重要会议记录

永久

其它

7

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

8

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

9

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

10

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

11

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门: 纪委办公室

类别

序号

归档类目

保管期限

纪检监察 DQ12

1

上级纪委关于纪检工作的文件

永久

2

纪检、监察工作规章制度

永久

3

纪检、监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计

永久

4

校纪监委会议记录

永久

5

党风廉政建设方面的材料

永久

6

党员处分、复查材料

永久

7

重要的群众来信来访及处理意见

永久

其它

8

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

9

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

10

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

11

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

12

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:各党支部

类别

序号

归档类目

保管期限

各党支部DQ19

1

总支、支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

长期

2

本级总支或支部、工会换届、选举材料

长期

3

关于下属支部换届、改选、书记任免的批复

长期

4

支部建党工作及有关材料

长期

5

支部人员奖励及有关材料

长期

其它

6

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

7

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

8

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

9

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

10

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门: 工会

类别

序号

归档类目

保管期限

工会DQ16

1

上级关于工会工作的文件

长期

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

长期

3

教职工代表大会文件材料

永久

4

表彰工会先进集体个人的材料、名单

长期

5

处分会员的有关材料

长期

6

工会委员会会议记录、纪要

长期

7

工会工作各类统计报表

长期

8

妇女工作材料

长期

9

工会经典、会费使用情况年度报告

永久

10

会员家属工作材料

长期

11

教职工福利、困难补助等管理材料

长期

12

在重要活动中形成的有关材料

长期

其它

13

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

14

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

15

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

16

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

17

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门: 团委

类别

序号

归档类目

保管期限

团委

DQ17

1

上级关于共青团工作的文件材料

长期

2

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况介绍、选举结果及上级批复)

永久

3

团委工作计划、决定、报告、总结及规章制度

永久

4

当年团委会议记录

长期

5

校团组织、团专职干部统计年报

永久

6

表彰和奖励先进团干部、优秀团员的材料

长期

7

批准入团、离团材料及名单

长期

8

有关团员处分和撤销处分决定的文件材料

长期

9

团委牵头组织进行的重大活动的有关材料、照片

长期

10

本校学生组织的各种学会、社团的有关材料

长期

11

学生社团活动、勤工俭学、社会实践等有关材料

长期

12

当年团干部名单

长期

13

当年团员名单

长期

其它

14

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

15

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

16

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

17

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

18

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

学校行政类(XZ)档案归档范围及保管期限表

立卷部门:学校办公室、校长秘书

类别

序号

归档类目

保管期限

文件

XZ11

1

上级文件:

1)上级有关高校行政管理的综合性文件

2)上级针对本校的文件

永久

2

校长办公会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

永久

3

校务委员会委员名单、会议记录、纪要

永久

4

本校向上级的请示及其批复

永久

5

学校年度工作要点

永久

6

以校字名义印制下发的文件

永久

7

校内机构设置、干部任命文件

永久

8

校内各单位的请示及批复(分类立卷)

永久

9

校级专项工作领导小组召开会议的记录及纪要

永久

10

有关全校性工作的调查材料和经验报告

永久

信息

XZ11

11

学年报表及综合统计材料

永久

12

本校工作简报、信息、动态等

永久

13

年度工作报告(总结)

永久

讲话

XZ11

14

本校领导的重要讲话、工作报告及汇报材料

永久

15

本校著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像材料2

永久

其它

16

行政旧印章

永久

17

学校名人材料

永久

18

校友或知名人士题赠的实物档案(字画及其它有价值的赠品)

永久

19

学校纪念活动材料

永久

20

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

21

反映本部门重大活动的照片、声像档案

永久

22

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

23

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

24

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:发展规划办

类别

序号

归档类目

保管期限

行政

XZ11

1

上级有关高校行政管理的文件

长期

2

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

3

发展规划办的工作计划、总结

永久

4

本校教育事业规划、计划、上级批复

永久

6

学校“规划”、“落实方案”、“发展报告”等相关材料

永久

7

学年报表及统计资料

永久

8

发展规划办编印的期刊、简报等

长期

9

学校各项检查材料

永久

其它

10

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

11

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

12

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

13

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

14

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:学生处、学生资助中心

类别

序号

归档类目

保管期限

学工

DQ18

1

上级有关学生工作的文件

长期

2

本校有关学生思想政治工作、学生管理工作的决定、通知、条例等相关材料

永久

3

学生工作计划、报告、总结

长期

4

有关学生军训、入学教育等工作计划、总结、简报

长期

5

学生思想政治工作的计划、报告、总结、典型调查材料统计

长期

6

辅导员管理文件、名单等

长期

7

社团活动、社会实践有关材料

长期

奖惩

JX14

8

有关各类奖学金、助学金评审条例、办法

长期

9

学生奖励材料(优秀学生、先进班级)

长期

10

学生违纪处分材料

长期

资助

JX14

11

勤工检学、精准扶贫等有关材料

长期

12

国家助学贷款还款代偿学生名单及材料

长期

13

其它各类资助汇总材料

长期

14

各类奖学金获奖名单、汇总材料

其它

15

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

16

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

17

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

18

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

19

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:体育部

类别

序号

类目名称

保管期限

学工

DQ18

1

上级下达的需要贯彻的文件

长期

2

本部门工作计划、总结、规章制度

长期

3

体育运动方面相关统计报表

长期

4

运动会材料

永久

其它

5

实物档案(本部门获部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

6

反映本部门重大活动的照片、声像档案

永久

7

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

8

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

9

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:保卫处、综治办

类别

序号

归档类目

保管期限

保卫XZ14

1

上级及本校有关公安保卫、综合治理、安全生产、消防、政保、户政等工作的文件

长期

2

本校保卫工作、综合治理等方面的规章制度

长期

3

本校保卫、综合治理工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

长期

4

有关要害部门的安全保卫、消防工作材料

长期

5

保卫处与本校及外单位签订的治安防范、安全消防等协议书

长期

6

本校学生职工户籍管理的重要文件材料

长期

7

保卫、综合治理工作简报

长期

8

伙食工作的有关材料

长期

9

公寓管理工作相关材料

长期

10

学校商铺管理文件材料

长期

其它

11

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

12

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

13

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

14

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

15

其它具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:人事处、教师发展中心

类别

序号

归档类目

保管期限

人事XZ12

1

上级有关人事工作的文件

长期

2

本校人事工作规章制度

长期

3

人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录

永久

4

关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复

永久

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

6

人事处权限内的干部任免文件及名册

永久

7

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

永久

8

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

永久

9

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

10

教师进修计划、安排、总结

长期

11

教师工作量的规定及执行情况

长期

12

教师业务考核材料

长期

13

教职工年度考核材料

长期

14

人事工作各类统计表、报表

永久

15

教职工名册

永久

16

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(文件、职称评定审批表、聘任花名册等)

永久

17

教职工工资调整材料、名册

永久

18

系、部、处、中心领导名册

永久

19

职工录用、调入、调出的有关材料:(包括转移行政、工资关系介绍信存根、调入人员批件、报到介绍信、工资转移介绍信、毕业生分配报到证、复转业军人安置介绍信等)

永久

20

教职工校内调动材料

长期

21

合同制职工的合同、解除合同报告、决定、通知等有关材料

永久

22

有突出贡献的中青年专家、政府特殊津贴专家、省优秀中青年骨干教师、省创新人才等各层次人才工程的选拔、推荐及上级批复等材料

永久

23

以校长名义外聘的兼职教授、名誉教授、客座教授名单及简历

永久

24

教职工退职、离职的有关材料

永久

25

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的文件材料

永久

26

教职工退休后重新工作的审批材料

永久

27

教职工医疗、养老、失业等社会保险材料

永久

28

以人事处文号编制发布的文件

永久

其它

29

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

30

反映本部门重大活动的照片、声像档案

永久

31

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

32

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

33

具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:总务处

类别

序号

归档类目

保管期限

总务XZ15

1

上级关于后勤工作的文件

长期

2

后勤工作总体规划、年度工作计划、工作总结、工作简报

永久

3

后勤工作方面的规章制度

长期

4

统计报表

永久

5

关于后勤工作的请示、报告及批复

长期

6

工程修缮类材料(文件、图纸、审计等材料)

永久

7

全校水、电、气管道图,及其维修更改记录

永久

8

节能、节约型校园建设材料

长期

9

工作调研材料、经验总结材料

长期

10

车辆工作有关材料

长期

11

统计报表

永久

12

工作调研材料、经验总结材料

长期

其它

13

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

14

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

15

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

16

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

17

具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:信息中心

类别

序号

归档类目

保管期限

信息化建设XZ19

1

上级有关网络、信息化建设工作的文件材料

长期

2

学校网络建设、信息化基础设施建设方面的规划、计划、报告、总结方面的文件材料

永久

3

本中心年度工作计划、总结、大事记、会议记录、统计报表等

长期

4

学校有关网络、信息化建设方面的管理条例、规章制度

长期

5

本中心管理工作的规章制度

长期

6

网络、信息化建设的统计报表

永久

7

中心关于网络、信息化建设工作向学校的请示及批复

永久

8

本校有关网络、软件等公共服务体系项目材料

永久

9

本校网站调整、变更材料

长期

10

校园网络安全与环境安全建设的文件材料

长期

11

确保校园网运行的畅通和校园网主干网络基础设施的建设与维护方面的文件材料

长期

12

开展现代网络信息技术的研发工作方面的文件材料

长期

13

数字化校园建设方面的文件材料

长期

其它

14

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

15

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

16

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

17

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

18

具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:图书馆

类别

序号

归档类目

保管期限

图书

XZ17

1

上级有关图书工作的文件

长期

2

有关图书、图书馆工作的规章制度

长期

3

图书馆工作计划、报告、总结

长期

4

图书概况、发展规划、藏书目录、统计及统计年报

永久

5

图书馆与校外交流的有关材料

长期

6

本馆编辑的有保存价值的刊物及资料

长期

其它

7

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

8

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

9

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

10

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

11

具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门: 档案馆

类别

序号

归档类目

保管期限

档案

XZ16

1

上级有关档案工作的文件

长期

2

本校档案工作规章制度

长期

3

档案工作计划、总结、报告、请示与批复

长期

4

档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

长期

5

学校档案工作领导小组会议记录、纪要

长期

6

档案馆指南、全宗介绍、档案编研材料

长期

其它

7

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

8

反映本部门重大活动的照片、声像档案

永久

9

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

10

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

11

具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

立卷部门:校医院

类别

序号

归档类目

保管期限

附属医院

XZ18

1

上级有关医疗保健工作的文件

长期

2

工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

长期

3

本院规章制度

长期

4

师生员工健康状况调查材料及统计表

永久

5

教职工医疗保障各类统计报表

永久

6

本校计划生育工作文件、结婚登记介绍信存根

长期

其它

7

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

8

反映本部门重大活动的照片、声像档案2

永久

9

与上述纸质档案对应的电子档案

永久

10

本部门当年个人或集体所得荣誉清单,并附获奖证书或获奖文件的复印件

永久

11

具有保存价值的材料

1)重要的

2)一般的

永久

长期

学校教学类(JX)档案归档范围及保管期限表

立卷部门: 教务处

类别

序号

归档类目

保管期限

教学

综合

JX11

1

上级下达的有关教学工作的文件材料,本部门下发的教学工作文件材料

长期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

3

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

5

教务处工作计划、总结、重要会议记录

长期

6

各类教学工作年报,统计报表

永久

学籍

JX14

7

学生学籍表

永久

8

毕业生名册

长期

9

学籍变更材料(升级、留级、休学、转学、复学、退学等)

长期

10

学生成绩册

永久

11

学生处分材料

永久

12

专升本材料

永久

教学

实践

JX12

13

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长期

14

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

15

重点学科、专业、实验室建设材料

长期

16

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

长期

17

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

课堂教学

JX15

18

各专业教学计划、教学大纲

永久

19

课程建设要求及安排、校历表、课表及任课教师分配表

长期

20

各系、专业课程试题库

长期

21

各层次、各专业考试试题(卷)

长期

22

典型教案重要备课记录

长期

教材JX18

23

自编、主编教材、教学指导书、实习指导书和习题集等

长期

24

各系各专业使用教材目录

长期

设备

SB12

25

实验室管理工作计划、总结、规章制度

长期

26

实验室大型仪器、设备管理及使用统计表

长期

27

本单位国有资产清册及仪器设备报废、调拨报告、批复

长期

28

仪器设备使用、维护、事故记录

长期

29

仪器设备索赔、重大事故调查分析等有关材料

长期

30

实物档案(本部门获省部级以上奖励的奖状、奖杯等;有重大纪念意义的物品等)

永久

31

反映本部门重大活动的照片、声像档案

永久

32